电子合同和扫描件若和日常表格放在同一个桌面文件夹里，误删、误同步或错发给别人都会碰到正本。纸质合同若夹在普通打印稿中间，借走后也不容易发现缺了哪一份。
电子版放进专门的合同文件夹，并同步到你常用的备份位置，文件名写上日期和对方简称。纸质版放进单独的文件袋，不跟草稿纸叠在一起，袋子上写同样的日期和简称。
两种版本会在不同场合用到：邮寄和盖章用纸质，检索和转发用电子。分开放是为了每一种都有固定位置。改一份时，不会把另一份覆盖，也不会两份都堆在桌面上。
不必把合同锁进自己也打不开的复杂加密盘，以至于签约时找不到。分开存放，文件夹只给自己访问，就已经收住日常风险。也无需把每一封来往邮件都打印出来。
每签完一份，当天做两件事：电子版拖进合同文件夹，纸质版放进文件袋。跟提交合同这个动作绑在一起，不拖到周末再收拾，那时纸质件往往已经夹进别的稿子里。
需要时能在一分钟内打开电子版，也能从文件袋里取出同一份纸质版，桌面上没有散落的合同，说明分开是有效的。对不上日期，就补写到文件名和袋子上。